Úvod / Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů

Naše společnost při své činnosti využívá osobní údaje1 svých zákazníků či obchodních partnerů. Děláme vše pro to, aby byly dostatečným způsobem zajištěny. S osobními údaji nakládáme zcela v souladu s platnou právní úpravou.

1. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ A KONTAKTY

Naše společnost BULL, spol. s r. o. se sídlem Kroměřížská 134, 768 24 Hulín, IČ: 41034724, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 5978, člen skupiny Rovina Group, a. s., je ve smyslu ust. čl. 4 odst. 7 Nařízení GDPR správcem osobních údajů zaměstnanců2.
S Vašimi dotazy, žádostmi či námitkami týkajícími se zpracování či ochranou osobních údajů se můžete na naši společnost obracet následujícími způsoby:

  • Poštou: BULL spol. s r. o., nám. Míru 161, 768 24 Hulín
  • E-mailem: bull@arbull.cz
  • Telefonicky: +420 602 262 907

2. KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

  1. (2.1.) Identifikační údaje - osobní údaje sloužící k Vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci, např. jméno, příjmení, titul, adresa bydliště.
  2. (2.2.)  Kontaktní údaje - údaje umožňující Vás kontaktovat, např. telefonní číslo, e-mailová adresa, kontaktní adresa.
  3. (2.3.) Údaje o nákupech a naší obchodní spolupráci, např. historie nákupů, platební údaje, bankovní spojení, platební karta, atd.
  4. (2.4.) Údaje shromažďované o zařízeních v souvislosti s využíváním webových služeb - při využívání našich webových stránek či e-shopu používáme ke shromažďování a ukládání informací různé technologie k identifikaci Vašeho prohlížeče a zařízení, shromažďujeme údaje o zařízení (např. IP adresa či jiné jedinečné identifikátory Vašeho zařízení, protokoly serverů, adresa internetového protokolu, datum a čas Vašeho požadavku) a údaje o poloze (IP adresa).
  5. (2.5.) Údaje o využívání Vašich zákonných práv a evidence jejich uplatnění vůči naší společnosti.
  6. (2.6.) Případně na základě Vašeho souhlasu zpracováváme další osobní údaje.

V souladu s platnou právní úpravou shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje pro předem určený účel a jen v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu.

3. ÚČEL A TITUL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

  1. (3.1.) Pro účely plnění kupní smlouvy – osobní údaje, které jste nám poskytli v objednávce, zpracováváme proto, že je to nezbytné pro splnění uzavřené kupní smlouvy (zejména pro zpracování objednávky, dodání objednaného zboží a spárování platby, případně vyřízení Vaší reklamace). Tento účel a zákonný důvod zpracování se vztahuje i na přípravu smlouvy, jednání o podmínkách smlouvy či vedení výběrového řízení.
  2. (3.2.) Pro účely plnění zákonných povinností – zákony nám v souvislosti s naším podnikáním ukládají další povinnosti (např. zákon o účetnictví, daňový řád, zákon o DPH, zákon o spisové a archivační službě, zákon o ochraně spotřebitele).
  3. (3.3.) Pro účely řízení vztahů se zákazníky a vytváření analytických modelů – abychom Vám mohli poskytnout služby dle Vašich potřeb, a to pohodlně a rychle, zpracováváme také údaje o nákupech, o požadavcích či stížnostech, porovnáváme a analyzujeme údaje o produktech naší společnosti, vytváříme statistiky a predikce odbytu, a to z důvodu ochrany našich práv a oprávněných zájmů. Snažíme se v těchto případech údaje anonymizovat v největší možné míře. Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem naší společnosti.
  4. (3.4.) Pro účely výkonu nebo obhajoby našich právních nároků – jsme-li nuceni vymáhat svá práva nebo je hájit v soudním či správním řízení, použijeme nezbytné osobní údaje. Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem naší společnosti.
  5. (3.5.) Pro účely interní správy naší společnosti – naši zaměstnanci zpracovávají Vaše osobní údaje rovněž při plnění svých pracovně právních povinností v rámci nastavených interních procesů naší společnosti. Důvodem je např. vytváření reportů o činnosti naší společnosti nebo potřeba proškolení zaměstnanců.
  6. (3.6.) S Vaším souhlasem můžeme zpracovávat osobní údaje i pro jiné účely (např. zasílání obchodních sdělení). V takových případech je účel shromáždění a dalšího nakládání s osobními údaji přesně vymezen ve Vašem souhlasu. V takových případech máte vždy možnost tento souhlas odvolat.

4. POUŽITÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO JINÝ ÚČEL NEŽ BYLY SHROMÁŽDĚNY

V některých případech může naše společnost zpracovávat osobní údaje pro jiný účel, než je účel, pro který byly osobní údaje shromážděny. Tak je tomu, zejména pokud:

  • Vaše údaje shromáždíme pro účely plnění smlouvy a právní předpis nám následně ukládá, jak dlouho musíme údaje uchovávat (např. dle zákona o účetnictví musíme faktury na cenu za poskytnuté zboží nebo službu archivovat po dobu 10 let, i když už údaje pro účely plnění smlouvy nepotřebujeme);
  • Vaše údaje shromáždíme pro účely plnění smlouvy a následně vznikne spor a naše společnost musí vymáhat své právní nároky nebo hájit svá práva;
  • Vám zašleme obchodní sdělení o našich produktech v souladu s ust. § 7 zák. 480/2004 Sb., zákazníkům nebo odběratelům, kteří s naší společností v minulosti obchodovali a při té příležitosti nám sdělili svou adresu.

5. ZDROJE ZÍSKÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

  1. (5.1.) Přímo od Vás při uzavření kupní smlouvy.
  2. (5.2.) Od dalších subjektů nebo z veřejných rejstříků, pokud to výslovně umožňuje právní předpis (např. v rámci soudního sporu) nebo pokud jste tomuto dalšímu subjektu dali svůj výslovný souhlas k předání informací o Vás.

6. DOBROVOLNOST PŘEDAT NÁM OSOBNÍ ÚDAJE

  • Pokud údaje zpracováváme v souvislosti s kupní smlouvou, kterou jste s námi uzavřeli, můžete se dobrovolně rozhodnout, zda smlouvu uzavřete anebo nikoliv. Pokud k uzavření kupní smlouvy došlo, pak jste povinni předat nám informace nezbytné k plnění smlouvy či čerpání služby. Bez těchto informací Vám nemůžeme službu nebo jiné plnění poskytnout.
  • Pokud je důvodem shromáždění a dalšího zpracování Vašich osobních údajů plnění právních povinností nebo ochrana našich oprávněných zájmů, pak jste povinni nám Vaše osobní údaje poskytnout. Vždy žádáme jen údaje potřebné pro splnění vymezeného účelu.
  • Pokud údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, pak je předání Vašich osobních údajů zcela dobrovolné.

7. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

  1. (7.1.) Zpracovatelé – v některých případech při provozování e-shopu využíváme služeb třetích osob (dále jen „zpracovatelé"), kteří realizují část činností namísto naší společnosti, např.: 
    poskytovatelé IT služeb – správa IT systému (opravy, údržba, bezpečnost, atd.);
    poskytovatelé webhostingu – správa eshopového řešení;
    poskytovatelé účetních a personalistických služeb – vedení účetnictví a personalistika;
    případně subjekty vymáhající naše pohledávky.
  2. (7.2.) Obchodní partneři – podílejí se na dodání zboží nebo realizaci bezhotovostní platby, abychom Vám poskytli co nejpohodlnější služby (zejména dopravce nebo Česká pošta);
  3. (7.3.) Poradci naší společnosti – pokud je to nezbytné pro ochranu práv a zájmů naší společnosti (například právnímu zástupci, pojišťovnám nebo pojistnému brokerovy, bance, soudům, soudním exekutorům, dražebníkům);
  4. (7.4.) Státním orgánům, respektive dalším subjektům v případech, kdy to naší společnosti ukládá právní předpis (orgány činné v trestním řízení, soudy, exekutoři, notáři, insolvenční správci);
  5. (7.5.) S Vašim souhlasem nebo na Váš příkaz mohou být Vaše osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům;
  6. (7.6.) Naše společnost nepředává osobní údaje do třetí země (do země mimo EU) nebo mezinárodní organizaci.

8. DOBA ULOŽENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytnou pro výkon práv a povinností z kupní smlouvy nebo navazujícího jiného účelu, tj. dobu, kdy z této činnosti zpracování hrozí uplatnění právních nároků a ještě jeden kalendářní rok po zániku všech hrozících právních nároků3, nestanoví-li právní předpis přímo konkrétní dobu.
V případě zpracování na základě souhlasu budeme osobní údaje zpracovávat po dobu v souhlasu uvedenou, ledaže souhlas odvoláte dříve.

9. VAŠE PRÁVA

9.1. Právo na informace a vysvětlení
Máte právo na stručně, transparentně a srozumitelně podané informace. Pokud Vám kterékoliv ustanovení těchto zásad není jasné nebo není pro Vás zcela srozumitelné, neváhejte se na nás obrátit, kontakty jsou uvedeny v úvodu tohoto dokumentu.

9.2. Právo odvolat souhlas
V případech, kdy údaje shromažďujeme a zpracováváme na základě Vámi uděleného souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu je bezplatné a můžete tak učinit zasláním zprávy o odvolání souhlasu na emailovou adresu: bull@arbull.cz

9.3. Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo získat od naší společnosti potvrzení, zda jsou či nejsou Vaše osobní údaje naší společností zpracovávány. Pokud je tomu tak poskytneme Vám veškeré související informace v rozsahu požadovaném článkem 15 nařízení GDPR3.

Aby bylo zajištěno, že toto právo nebude zneužito jinou osobou, a abychom zabránili tomu, že veškeré Vaše osobní údaje předáme cizí osobě, jsme povinni ověřovat totožnost osoby, která uplatňuje právo na přístup – v případě osobní návštěvy předložením občanského průkazu, jinak zasláním žádosti z e-mailové adresy, ze které jste s námi při objednávce komunikovali a zodpovězením doplňujících telefonických dotazů.

9.4. Právo vznést námitku
Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů naší společnosti nebo třetí strany (ne z titulu plnění smluvních nebo zákonných povinností), máte právo vznést proti takovému zpracování námitku, a to v případech, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo.
Naše společnost bude muset přezkoumat prováděné zpracování. Takové osobní údaje nebude dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad Vašim zájmem na ochranu soukromí či jinými zájmy, právy a svobodami, nebo pokud nebude zpracování prováděno pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků naší společnosti.
Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, můžete kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit i prostřednictvím technických nástrojů (odhlášení od odběru obchodních sdělení). Naše společnost poté Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu zpracovávat nebude, mohou však být zpracovávány nadále pro jiné účely.

9.5. Právo na opravu, respektive doplnění
Pokud se domníváte, že zpracováváme nepřesné údaje o Vaší osobě, máte právo nás na to upozornit a žádat opravu či doplnění.

9.6. Právo na výmaz (tzv. právo „být zapomenut")
Máte právo žádat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, pokud je splněny podmínky čl. 17 Nařízení GDPR – zejména již nejsou údaje potřebné pro účely uvedené výše, byl odvolán souhlas nebo odpadl jiný právní titul zpracování, uplatnili jste oprávněně námitku proti zpracování, osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, apod.

9.7. Právo na omezení
Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů za podmínek vymezených v čl. 18 Nařízení GDPR.

9.8. Právo na přenositelnost údajů
Článek 20 Nařízení GDPR Vám garantuje právo získat od naší společnosti Vaše osobní údaje, které jste nám sami poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje můžeme předat Vám nebo jinému správci, pokud o to požádáte a pokud to je technicky proveditelné. Toto právo lze uplatnit v případě, že:

  • důvodem zpracování je Váš souhlas nebo plnění smlouvy či čerpání služby od naší společnosti a zároveň
  • zpracování naše společnost provádí automatizovaně.

9.9. Jak vyřizujeme Vaše námitky a žádosti?
Pokud se na naši společnost obrátíte s námitkou nebo žádostí o uplatnění některého ze svých zákonných práv, informujeme Vás o přijatých opatřeních. Pokud žádné opatření nepřijmeme, rovněž Vás o tom informujeme a vysvětlíme Vám důvody našeho postupu. Tyto informace Vám poskytneme do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Pokud bude třeba z důvodu složitosti a počtu žádostí tuto lhůtu prodloužit, dáme Vám o tom vědět rovněž do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody odkladu. Lhůtu prodloužíme nejdéle o další dva měsíce. Uděláme vše proto, abychom Vám informace o přijatých opatřeních poskytli co nejdříve.

Informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme stejným způsobem, jakým o ně požádáte. Veškeré námitky a žádosti a naše reakce se činí a poskytují bezplatně. Pokud se však Vaše žádosti opakují nebo jsou zjevně nepřiměřené, můžeme žádat náhradu nákladů spojených s poskytnutím informací nebo dokonce můžeme odmítnout žádosti vyhovět.
Naše společnost může Vašim žádostem či námitkám vyhovět pouze pokud nemá pochybnosti o totožnosti osoby, která žádost či námitku podává. Musíme zajistit, aby práva nebyla zneužívána jinými osobami a Vaše osobní údaje nebyly neoprávněně předány cizí osobě. Z toho důvodu naše společnost ověřuje totožnost žadatele, a to buď vyžádáním dodatečných informací, s jejichž pomocí nám bude potvrzena totožnost žadatele, anebo předložení žádosti či námitky s úředně ověřeným podpisem. V případě ústního uplatnění žádosti či námitky na naší pobočce budeme požadovat prokázání Vaší totožnosti předložením průkazu totožnosti.

9.10. Právo podat stížnost u dozorového orgánu
Jestliže nesouhlasíte se způsobem, jakým Vaše osobní údaje zpracováváme, nebo nesouhlasíte s přístupem naší společnosti, můžete se kdykoliv se stížností obrátit na dozorový úřad:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111
e-mail: posta@uoou.cz
web.: www.uoou.cz

10. ZAJIŠTĚNÍ OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Naše společnost v souladu s platnou právní úpravou zabezpečuje osobní údaje, se kterými nakládá, pomocí veškerých vhodných technických a organizačních opatření, aby s přihlédnutím k povaze, rozsahu a účelům zpracování a k pravděpodobným rizikům zajistila nejvyšší možnou úroveň ochrany. Máme zavedeny bezpečnostní a kontrolní mechanismy ve snaze zabránit neoprávněnému přístupu nebo přenosu údajů, jejich ztrátě, zničení nebo jinému možnému zneužití.

Naši zaměstnanci jsou vázáni povinností mlčenlivosti. Pokud údaje předáváme třetím osobám, pak jsou i tyto osoby zavázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.
Zpracovatelé se smluvně zavázali poskytovat přinejmenším stejnou úroveň ochrany předaných osobních údajů, jakou poskytuje naše společnost, a současně zpracovatele zavazujeme k povinnosti mlčenlivosti. Zpracovatel je oprávněn nakládat s předanými údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, kterou byl naší společností pověřen. Naše společnost neukládá osobní údaje přes cloudová uložiště, tedy nepředáváme osobní údaje do třetí země (do země mimo EU) nebo mezinárodní organizace.

Tento dokument bude průběžně aktualizován a doplňován.

V Hulíně 25. 5. 2018

 

1 Osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů; subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů identifikovat přímo či nepřímo (tj. pomocí dalších údajů, které má správce k dispozici).

2 Správcem osobních údajů se rozumí ten subjekt, který určuje, jaké osobní údaje a proč bude shromažďovat, určuje prostředky zpracování osobních údajů a opatření k ochraně osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj.

3 Například při koupi zboží po uplynutí záruční doby (zpravidla 2 roky) plyne promlčecí lhůta, během které může zákazník vůči naší společnosti uplatňovat právní nároky (nejméně 3 roky, nejvýše 10 let). Poté si osobní údaje uchováme ještě po dobu jednoho roku, abychom měli jistotu, že ani v poslední den lhůty nebyla k soudu či jinému orgánu podána proti naší společnosti žádná žaloba.

4 Sdělíme Vám kategorie osobních údajů, které zpracováváme, účely zpracování, kategorie příjemců, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, plánovanou dobu zpracování údajů, informace o zdroji těchto údajů, informaci o Vašich právech a informaci, zda dochází k automatizovanému rozhodování.